Datenschutzrichtlinie

Einführung

Spencer Stuart verpflichtet sich, die Privatsphäre Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Erklärung fasst unsere Richtlinie bezüglich der Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten sowie der Sicherheitsmaßnahmen von Spencer Stuart zum Schutz dieser Daten und diesbezüglicher Rechte zusammen.

Die von uns gesammelten Informationen

Spencer Stuart ist ein Unternehmen im Bereich Leadership Advisory und Executive Search, das eine Vielzahl von personenbezogenen Daten sammelt, verwendet und speichert, die zur Erbringung seiner Dienstleistungen notwendig sind.

Executive Search-Daten

Wenn Sie ein potenzieller Kandidat für einen unserer Executive Search-Aufträge sind, können Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir sammeln, Folgendes beinhalten: Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer), beruflicher Werdegang, Ausbildungshistorie, soziale Aktivitäten, Vergütungsdetails (soweit gesetzlich zulässig), Berufserfahrung, Sprachen, Fotos, individuelle Fähigkeiten und Vorlieben, Persönlichkeit, Charaktereigenschaften, Berufsstilprofil, Führungskompetenzen, Vorstellungsgesprächsnotizen (falls zutreffend), Identifikationsdaten (Familienstand, Geschlecht, Nationalität) und Kontakthistorie. Diese Daten können direkt von Ihnen, über öffentlich zugängliche Quellen und/oder Dritte wie z.B. Quellen/Referenzen, Ihr professionelles Netzwerkprofil, Nachrichtenberichte und unsere autorisierten Background-Check-Anbieter bezogen werden.

Es ist nicht die Politik von Spencer Stuart, sensible Daten über Sie einzuholen, es sei denn, dies geschieht zu legitimen Anwerbezwecken. Wir schlagen vor, dass Sie Informationen dieser Art nur dann zur Verfügung stellen, wenn dies notwendig ist.

Leadership Advisory-Daten

Wenn Sie an unserem individuellen Stilprofil teilnehmen oder als Teil unserer Dienstleistungen bewertet werden, können wir Informationen wie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, Ihren kulturellen Hintergrund, Ihre Qualifikationen, Ihre Berufserfahrung, Angaben zu Ihrer Beschäftigung, Ihre Zuständigkeiten bei der Arbeit, Ihre beruflichen Ansichten und Meinungen sowie alle anderen Informationen und Antworten, die Sie im Rahmen von Bewertungsmaßnahmen und Vorstellungsgesprächen abgeben, erfassen. Die Angabe zusätzlicher personenbezogener Daten wie Alter, Geschlecht und ethnische Zugehörigkeit ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Bewertungsergebnisse.

Referenz- oder Quellendaten

Wenn Sie eine Person sind, die eine persönliche Referenz oder ein Feedback für einen Kandidaten abgibt (je nach den Umständen stufen wir Sie als Referenz oder Quelle ein), können wir Ihre Kontaktdaten, bestimmte berufliche Details (wie Titel, Beruf, Qualifikation und beruflicher Werdegang) und Ihre Verbindung zum Kandidaten erfassen und verarbeiten. Wir können diese Daten direkt von Ihnen, dem Kandidaten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen sammeln. Wir verwenden diese Informationen, um Informationen über den entsprechenden potenziellen Kandidaten zu sammeln, wie z.B. Ihre Verbindung zu diesen potenziellen Kandidaten, Ihre Erfahrungen mit ihnen und Ihre Meinung zu ihnen. Jede Referenz oder Rückmeldung, die Sie zu einem Kandidaten geben, wird Ihnen nicht zugeschrieben, wenn sie mit Dritten geteilt wird. Wir können Ihre Kontaktdaten auch verwenden, um Sie im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen zu kontaktieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten.

Kunden- oder Lieferantendaten

Wenn Sie ein Kunde oder Lieferant von Spencer Stuart sind, sammeln und verwenden wir Informationen über Ihr Unternehmen und Personen innerhalb Ihres Unternehmens, um unsere Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu erfüllen und unsere Geschäftsbeziehung zu fördern. Die gesammelten Daten umfassen in der Regel Ihre Kontaktdaten (wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung) und Geschäftsdaten im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen.

Wo die persönlichen Daten aufbewahrt werden – Binding Corporate Rules (verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften)

Die gesammelten personenbezogenen Daten werden in Spencer Stuarts globaler firmeneigener Datenbank gespeichert, die allen Spencer Stuart Niederlassungen weltweit zugänglich ist. Eine vollständige Liste unserer Büros finden Sie auf unserer Website (www.spencerstuart.com/global-locations). Um zu gewährleisten, dass angemessene und geeignete Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten bestehen, hat Spencer Stuart zusätzlich zu den in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Datenschutzpraktiken eine Reihe von Binding Corporate Rules aufgestellt, die von vielen Datenschutzbehörden der Europäischen Union genehmigt wurden. Diese Binding Corporate Rules sind eine Verpflichtung von Spencer Stuart, personenbezogene Daten von Kandidaten und bewerteten Personen, die wir verarbeiten, unabhängig davon, wo sich die Daten befinden, angemessen zu schützen. Ein vollständiges Exemplar unserer Binding Corporate Rules finden Sie hier.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Binding Corporate Rules wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an Spencer Stuart unter privacy@spencerstuart.com.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht in einer Weise, die mit den Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie unvereinbar ist, und bemühen uns nach besten Kräften sicherzustellen, dass die Daten korrekt, vollständig, aktuell und zulässig für die beabsichtigte Verwendung sind.

Kandidaten- und Assessment-Daten

Die Daten werden im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit zur Erbringung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden verwendet. Dies kann die Beurteilung Ihrer Eignung für leitende und nicht-leitende Funktionen, die Vorstellung als potenzieller Kandidat bei potenziellen Arbeitgebern (Kunden von Spencer Stuart), die Kontaktaufnahme mit Ihnen für einen Auftrag (Führungskräftevermittlung oder Assessment) oder die Überprüfung der Angaben Ihres Profils umfassen.

Ihre personenbezogenen Daten können auch an Dritte weitergegeben werden, die wir mit der Erbringung von Dienstleistungen wie Ausbildungsüberprüfungen und/oder Hintergrundprüfungen beauftragt haben, sofern die durchgeführten Prüfungen angemessen und in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen sind. Sowie an unsere Drittanbieter, die in unserem Auftrag Funktionen ausführen, wie z.B. ausgelagerte Dokumentenspeicheranbieter, die alle verpflichtet sind, Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und dieser Datenschutzrichtlinie zu verarbeiten. Ihre persönlichen Daten können auch an Referenzgeber oder Quellen weitergegeben werden, um zusätzliche Informationen über Sie zu erhalten, damit wir unseren Kunden ein genaueres Profil zur Verfügung stellen können.

Schließlich können Ihre Daten auch an eine zuständige Strafverfolgungs-, Regulierungs- oder Regierungsbehörde oder ein Gericht weitergegeben werden, wenn dies zur Ausübung unserer gesetzlichen Rechte, zum Schutz Ihrer Interessen oder als eine Angelegenheit des anwendbaren Rechts erforderlich ist.

Referenz- oder Quellendaten

Wir verwenden die gesammelten Daten, um Informationen über Ihre Erfahrungen mit, Gedanken und Meinungen zu einem bestimmten oder potenziellen Kandidaten zu erhalten. Wenn uns ein Kandidat Ihre Daten als Referenz zur Verfügung stellt, können wir Ihre Kontaktinformationen an unsere Kunden weitergeben, damit unsere Kunden einen Kandidaten für eine bestimmte Position bewerten können. Jede Referenz, Meinung oder Rückmeldung, die Sie als Referenzgeber oder Quelle geben, wird Ihnen in keinem Fall zugeschrieben, wenn sie mit einem Kunden geteilt wird. Wir können Ihre Kontaktdaten auch verwenden, um Sie im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen zu kontaktieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten.

Kunden- oder Lieferantendaten

Die erhobenen Daten werden im Rahmen der Erbringung unserer oder Ihrer Dienstleistungen verwendet. Wir können die Daten ebenfalls für andere Geschäftszwecke verwenden, einschließlich Datenanalyse, Benchmarking oder statistische Zwecke. Wir können die gesammelten personenbezogenen Daten verwenden, um Sie im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen zu kontaktieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten.

Veröffentlichungen

Wir können Sie von Zeit zu Zeit kontaktieren, um unsere Veröffentlichungen und innovative Ideen zu teilen, wenn wir glauben, dass dies für Sie von Interesse sein könnte oder für Ihre Rolle in Ihrer Organisation relevant ist. Sie können dies jederzeit widerrufen.

Einladungen

Von Zeit zu Zeit können wir Sie mit einer Einladung zu einer branchen- oder rollenspezifischen Veranstaltung, wie z.B. einem Dinner oder einer Wohltätigkeitsveranstaltung, kontaktieren. Sie können diese Einladungen jederzeit abbestellen.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Spencer Stuarts Rechtsgrundlage für das Sammeln und Verwenden der in dieser Richtlinie beschriebenen personenbezogenen Daten hängt von den betreffenden Daten und dem Kontext ab, in dem sie erhalten wurden.

Wir verarbeiten persönliche Eckdaten von Ihnen, wie z.B. Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer) und Informationen, die normalerweise in einem Lebenslauf enthalten sind (Ausbildungshistorie, beruflicher Werdegang Berufserfahrung, Vergütungsgeschichte, sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist, etc.) und Kompetenzen, sowie alle zusätzlichen Informationen, die uns helfen können, Sie mit einem Führungskräftevermittlungsauftrag in Verbindung zu bringen (z.B. berufliche Interessen oder Umzugsinteressen) oder Daten, die wir im Rahmen unserer Personalberatung für Führungskräfte auf der Grundlage legitimer Interessen erhalten haben, sofern die Verarbeitung dieser Informationen nicht durch Ihre eigenen Datenschutzinteressen oder Ihre gesetzlich vorgesehenen Rechte und Freiheiten nichtig gemacht wird.

Sobald wir mit den weiteren Schritten des Suchprozesses fortfahren, werden wir Sie bitten, eine Einverständniserklärung für zusätzliche Verarbeitungsaktivitäten zu unterzeichnen, wie z.B. zusätzliche Informationen, die während des Suchprozesses zutage kommen, Informationen, die Sie während Vorstellungsgesprächen zur Verfügung stellen können, Informationen, die durch den Einsatz unserer eigenen Bewertungstechniken und -werkzeuge erhalten werden, sensible persönliche Daten (falls Sie sich entscheiden, diese freiwillig weiterzugeben) sowie alle Einblicke, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen können.

Wenn Sie weitere Informationen über die Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten, benötigen, können Sie uns unter privacy@spencerstuart.com kontaktieren.

Informationssicherheit und Integrität

Um unbefugten Zugriff zu verhindern, die Genauigkeit der Daten aufrechtzuerhalten und die ordnungsgemäße Verwendung der Informationen sicherzustellen, hat Spencer Stuart geeignete rechtliche, physische, technische und sicherheitsorientierte Verfahren implementiert, um die Vertraulichkeit der gesammelten persönlichen Daten zu schützen und sie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbefugtem Zugriff oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen. Diese Maßnahmen werden im Laufe der Zeit überprüft und auf den neuesten Stand der rechtlichen und technologischen Entwicklungen gebracht.

Datenspeicherung

Spencer Stuart speichert Ihre persönlichen Daten nur so lange, wie sie im Zusammenhang mit den Zwecken, für die sie erhoben und verwendet werden, benötigt werden. Die folgenden Kriterien werden von uns bei der Speicherung Ihrer Daten befolgt:

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie wir eine aktive Beziehung zu Ihnen unterhalten;
Sobald unsere Beziehung zu Ihnen beendet ist, können Ihre persönlichen Daten noch für unsere gegenwärtigen oder zukünftigen legitimen Geschäftszwecke relevant sein, z.B. können wir aufgefordert werden, bestimmte persönliche Daten für unsere Geschäftsunterlagen aufzubewahren, wenn Sie von uns in eine Position versetzt wurden, oder damit wir unsere gesetzlichen Rechte festlegen, ausüben oder verteidigen können.
Es kann erforderlich sein, bestimmte Daten zu speichern, um zu zeigen, dass wir unseren Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden nachgekommen sind oder dass wir unsere Verpflichtungen weiterhin erfüllen, nachdem wir einen Auftrag für unsere Kunden, an dem Sie möglicherweise beteiligt waren, erfüllt haben.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Ihre persönlichen Daten einzusehen, zu löschen, zu korrigieren, zu aktualisieren oder zu vervollständigen, die Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu fordern oder keine weitere Kontaktaufnahme von Spencer Stuart zu verlangen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu widersprechen, uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einzuschränken oder Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an privacy@spencerstuart.com.

Sollten Sie verlangen, dass wir Ihre persönlichen Daten aus unserer Datenbank löschen, beachten Sie bitte, dass wir eine minimale Menge an persönlichen Daten über Sie speichern können, um zukünftige Kontakte zu verhindern, Ihren Wunsch nach Löschung Ihrer Daten und die an unsere Kunden übermittelten Informationen aufzuzeichnen.

Ebenso können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet haben. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die vor dem Widerruf durchgeführte Verarbeitung und auch nicht auf die Verarbeitung aus anderen rechtmäßigen Verarbeitungsgründen als der Einwilligung.

Schließlich haben Sie das Recht, bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde über unsere Erhebung und Verwendung Ihrer persönlichen Daten einzureichen. Für weitere Informationen zur Einreichung einer Beschwerde wenden Sie sich bitte an Ihre örtliche Datenschutzbehörde.

Wesentliche Änderungen der Datenschutzerklärung

Spencer Stuart behält sich das Recht vor, die Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu ändern oder zu ergänzen. Wenn es wesentliche Änderungen an der Datenschutzerklärung gibt, werden wir diese hier veröffentlichen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um Sie auf dem Laufenden zu halten. Bitte prüfen Sie diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie Fragen zu Ihren persönlichen Daten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an Spencer Stuart unter privacy@spencerstuart.com.